Che cos’è, allora, il tempo? Se nessuno me lo chiede lo so; se dovessi spiegarlo a chi me ne chiede, non lo so! (Sant’Agostino).
Il Time Management non consiste ne fare “il più possibile”, ma nel fare le cose giuste che portano verso l’obiettivo.
Perché affermo che la gestione del tempo è un falso, perché NON dobbiamo pensare di gestire il tempo, dobbiamo imparare a gestire noi stessi, sia con capacità tecniche sia con capacità emozionali (controllare le scadenze imminenti, lo stress della data, le interferenze esterne e altri imprevisti).
ORA TI DIMOSTRO PERCHÉ È UN FALSO!
Il tempo ha 4 caratteristiche fondamentali ed indiscutibili:
– LIMITATO: abbiamo tutti le nostre 24 ore e non un minuto in più
– INCONTROLLABILE: non possiamo rallentare o accelerare l’andare del tempo
– IRRECUPERABILE: ogni minuto che passa è come una freccia scagliata da un arco, non torna più indietro
– INVARIABILE: è sempre lo stesso, non varia non cambia è una risorsa insostituibile
Mentre se facciamo un’analisi su come possiamo definire le nostre attività nel tempo, queste sono:
– ILLIMITATE: ne possiamo fare tantissime, pensa anche al potere di delega. Una azienda come la Sevel, colosso per la realizzazione di furgoni commerciali leggeri a marchio Fiat, Peugeot e Citroen. Ha chiuso il 2017 con la produzione di 292.813 veicoli, tutte attività organizzate e delegate. la delega, la formazione e il processo hanno reso illimitate le attività di produzione.
– CONTROLLABILI: puoi controllare come fare e con quale ritmo o velocità
– RECUPERABILI: un’attività che non hai potuto fare oggi, la puoi sempre recuperare, un’ora di tempo andata no!
– VARIABILI: è lapalissiano che le attività sono variabili.
Quindi, non sforzarti a gestire il tempo, metti il focus su come gestire e collocare le tue “attività” nel tempo!
La produttività personale e la vera gestione del tempo viaggia attraverso 4 punti propedeutici uno con l’altro
1. DEFINISCI GLI OBIETTIVI IN MODO CHIARO
2. INDIVIDUA E GESTISCI LE PRIORITÀ
3. ORGANIZZA IL LAVORO
4. GESTISCI E RISPETTA LE SCADENZE
e questi 4 punti NON sono una ricetta o un protocollo che è valido per tutti.
Quello che vedremo non vale per tutti allo stesso modo. Deve essere inteso che ognuno di noi ha una personalità, collegata con la propria biostruttura (i 3 cervelli).
Con l’evoluzione della specie umana, noi abbiamo un cervello tripartito, secondo gli studi di McLean, cioè “la somma” di un cervello rettiliano (tronco cerebrale), di un diencefalo (un cervello nato con i mammiferi) e una neocorteccia apparso con i primati. Con la comunicazione ai 3 cervelli, e un’autoanalisi, si raggiunge una migliore comprensione di se stessi, dei propri tratti distintivi, si possono conoscere le proprie possibilità ed i propri limiti, si riesce a sfruttare al meglio le possibilità insite nella sua personalità.
Nella pratica vuol dire che in ogni situazione ci si comporta in maniera coerente con la propria personalità. E accade che ognuno di noi risulta più credibile perché non recita ruoli che non sono i suoi. Questo vale molto anche per la gestione del tempo che è una gestione della vita in sostanza, e la nostra vita è indubbiamente collegata alla nostra personalità. Con questo metodo posso pormi scopi raggiungibili, scegliere modelli realistici invece di rincorrere modelli (di successo!) che non sono poco omogenei alla mia personalità.
Quindi quello che stai per leggere dovrai filtrarlo con la tua personalità, il tempo lo si può gestire dando importanza alla relazione, come farebbe un cervello rettiliano predominante. Dando importanza al risultato come farebbe un cervello predominante diencefalo. O dando importanza al processo come farebbe una predominante neocorteccia!
ANDIAMO A VEDERE I 4 PASSI ADESSO:
Presupposto: i 4 passi funzionano nella pratica solo se si ha chiaro l’obiettivo e se è ben formato (ma questo tema, da solo, merita un altro articolo) infatti è il punto 1
1. DEFINISCI GLI OBIETTIVI IN MODO CHIARO
L’obiettivo deve essere:
Semplice: devi riuscire a descriverlo in 20/25 parole, se è difficile da spiegare in poche parole è anche difficile da spiegare e da condividere.
Misurabile: Leonardo da Vinci diceva: “misura quella che è misurabile e rendi misurabile quello che non lo è”! Tutto è misurabile in modo più o meno preciso (e qui ritorniamo nella teoria dei 3 cervelli). Se misuriamo possiamo capire.
Raggiungibile: se è troppo facile verrà sottovalutato e affrontato con poco impegno, se è irraggiungibile non sarà mai realizzato.
Ogni obiettivo deve avere dei sotto-obiettivi che saranno delle tappe intermedie più controllabili e che ci indicano anche i compiti da svolgere. Ovviamente anche i sotto obiettivi devono avere delle scadenze e dei risultati misurabili da raggiungere.
2. INDIVIDUA e GESTISCI LE PRIORITA’
Se qualche volta ti sei detto: “si, ma tutto è importante!”, allora nulla è importante!
Bisogna stabilire tra le tue attività
1. quali sono quelle urgenti e quali quelle importanti
2. cosa fare prima e cosa fare dopo
3. cosa fare in prima persona e cosa delegare
4. cosa fare e cosa non fare.
Il metodo MoSCoW e la Matrice di Eisenhower sono due strumenti che possono aiutarti in questo. Le attività urgenti sono quelle con scadenza imminente, spingono su di te, sono sotto gli occhi di tutti, e quasi sempre stanno a cuore ad altri e non a te (pensa ad una bolletta che scade per esempio!).
Non sempre ciò che è urgente è anche importante, ti consiglio di utilizzare la matrice di Eisenhower in questo caso. Le cose importanti sono quelle che hanno valore per le loro conseguenze soprattutto a medio e lungo termine. Hanno a che vedere con i risultati, sono vicini agli obiettivi, richiedono sicuramente più iniziativa.
È importante lavorare per ridurre al massimo le urgenze e dedicare più tempo alle cose importanti.
Puoi immaginare 4 stadi di attività o di priorità dalla “A” (alta priorità) alla “D” (bassissima priorità).
A. PIÙ IMPORTANTE E MENO URGENTE
B. PIÙ IMPORTANTE E PIÙ URGENTE
C. MENO IMPORTANTE E MENO URGENTE
D. MENO IMPORTANTE E PIÙ URGENTE.
3. ORGANIZZA IL LAVORO.
Premessa: il multitasking non funziona, molto spesso si pensa che per essere produttivi al lavoro è quasi obbligatorio essere multitasking.
Ricerche invece hanno dimostrato il contrario. Una di queste è stata condotta da uno degli esperti mondiali di produttività il Dr. David E. Meyer, professore di psicologia presso l’Università del Michigan, e massimo esperto mondiale in tema di multitasking, ha dimostrato come dedicarsi a più compiti nello stesso momento faccia perdere tempo e riduca la produttività fino al 40% al crescere della complessità dei compiti.
Utilizza una “to do list” la lista delle cose da fare!
Fai una lista di compiti/attività e mettile in ordine di priorità, con il metodo di prima o altri che ti ho suggerito. Fondamentale passa alla attività 2 sono dopo che hai completato l’attività 1!!!
Massimo elenca 10/15 attività. Non troppo semplice e non troppo minuzioso.
Questa lista deve avere queste caratteristiche per essere funzionale:
– sempre aggiornata
– distinzione tra attività importanti e attività urgenti
– spunta le attività concluse
– non aggiungere voci alla lista se non concordate
Per organizzare il lavoro ti segnalo i metodi Kanban, Smart per gli obiettivi, action method, GTD di Allen e altri che puoi trovare.
Ad esempio il sistema GTD, dal libro “Getting Things Done” del famoso consulente per la produttività David Allen, rivede il concetto di organizzazione del lavoro attraverso la frammentazione dei progetti in micro-obiettivi e azioni. Ti sintetizzo i 5 passi del metodo:
RACCOGLIERE: inizia a raccogliere tutte le cose che devi fare
PRECISARE: trasforma le idee che hai raccolto in azioni concrete.
ORGANIZZARE: definire le priorità delle azioni
VERIFICARE: agire e affrontare le cose da fare
FARE: controlla tutti i progetti aperti e le cose da fare
4. GESTISCI E RISPETTA LE SCADENZE
Qui devi decidere di rilucidare il tuo obiettivo e non permettere ai ladri del tempo di “entrare” in casa tua. Ti suggerisco, anche in questo caso, qualche metodo che trovi in varie pubblicazioni a qui sul web: tecnica del pomodoro, time boxing, controllo della “to do list” e altri.
Per concludere ecco qui una lista di qualche ladro del tempo, trova i tuoi e scegline al massimo 3 su cui lavorare :
obiettivo poco chiaro
priorità confuse
confusione tra urgente e importante
non saper dire di no
comunicazione poco efficace (troppe informazioni, o poco chiare)
incapacità di delegare
incapacità di dire di no
interruzioni inaspettate (mail, entrano in ufficio, telefonate)
telefonate troppo lunghe.
riunioni improvvise o incontri volanti.
Suggerimento: nelle nostre aziende clienti, soprattutto con il board management, usiamo questo mantra: “creati gli slot temporali, esempio se la tua attività dura 30 minuti tu per portarla a termine devi individuare i tuoi 30 minuti della giornata, che saranno i primi della giornata se l’attività in questione è di priorità “A” o si trova in capo alla to do list.”
E in quei 30 minuti esisti solo tu e la tua attività. non possono entrare telefonate, mail, persone ecc. Sei isolato dal mondo.
Prova con questo semplice, antico ma funzionale stratagemma e sarai anche tu d’accordo con me che il time management è un falso e che la cosa da gestire sono le nostre attività nel tempo e non il tempo.